Genel Kurul Öncesi Yapılacak İşlemler;

1. Yönetim Kurulu; Genel Kurul Gündemini, tarihini, yerini ve saatini, çoğunluk sağlanamadığı takdirde ikinci toplantının tarihi, yeri, saatini belirleyen Yönetim Kurulu Kararını (Genel Kuruldan enaz 15 gün önce) alır. (İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.)
2. Genel Kurul İlanı; tüm üyelere Genel Kuruldan enaz 15 gün önce kulübün tüzüğünde belirlenen şekilde hangi gündemle toplanacağını, tarihini, yerini ve saatini, çoğunluk sağlanamadığı takdirde ikinci toplantının tarihi, yeri, saatini ilan etmek suretiyle duyurur.
3. Toplantıda çoğunluk sağlanamadığı takdirde bu konuda yönetim kurulu üyeleri(En az 2 üye) tarafından bir Erteleme Tutanağı düzenlenir.
4. Genel kurul; Kulüp Hazirun Listesine göre karar verme salt çoğunluğu sağlandığı (ikinci toplantıda aranmaz) takdirde yoklama yapıldıktan sonra yönetim kurulu üyelerinin birisi tarafından açılır. (Tüzük değişikliği ve kulübün feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte ikisinin, başka bir spor kulübüyle birleşmesi kararı ise genel kurul üye tam sayısının en az dörtte üçünün sağlandığı takdirde yapılabilir.)
5. Genel Kurul Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir Açılış Tutanağı ile tespit edilir.
6. Genel kurul tarafından, bir sonraki genel kurula kadar her yıl ayrı ayrı olmak üzere Tahmini Bütçe önerileri mutlaka görüşülüp ve oylanmalıdır.
7. Genel kurul tarafından, 7405 sayılı kanun ve ilgili mevzuat gereği Yönetim Kuruluna Yetki verilmesi gereken konular mutlaka görüşülüp ve oylanmalıdır.
8. Genel kurul tamamlandıktan sonra, Divan Kurulu Üyeleri alınan kararları bir tutanağa (Genel Kurul Toplantı Tutanağı) bağlar ve imza altına alınır.

Genel Kurul Sonrası Yapılacak İşlemler ile Gençlik ve Spor İl Müdürlüğüne verilecek evraklar ;

1. Kulüpler Genel Kurul sonuç bildirimlerini, e-devlet Spor Bilgi Sistemi Kulüp İşlemleri/Kulüplerim/Görüntüle/İşlemler/Genel Kurul/Yeni Genel Kurul menüsü üzerinden yapacaklardır.
2. Kulüpler Yeni Genel Kurul Menüsü üzerinden işlem yapmadan önce; Genel Kurul Sonuç Bildirimi Belgesi , Genel Kurul Toplantı Tutanağı (Divan Tutanağı), Kulüp Hazirun Listesi, Yönetim Kurulu Belgesi (Yönetim Kurulunun Genel Kurul Kararı) ve TFF Cezası Yoktur Belgesi nin sisteme yüklenebilmesi için pdf formatında hazır olması gerekmektedir.
3. Kulüpler Yeni Kayıt menüsündeki 5 Bölümü Genel Kurul bilgilerine göre doldurduktan sonra kayıt ederek Genel Kurul Sonuç Bildirimini tamamlamış olurlar.
4. Kulüpler tüzük değişikliği yapmışsa onaylanmak üzere 2 adet ıslak imzalı Spor Kulübü Tüzüğü nü Gençlik ve Spor İl Müdürlüğüne vermeleri gerekmektedir.

Not: Üye spor kulüplerimiz Genel Kurul Sonuç Bildirimini, Genel Kurul Toplantı Tutanağını, Federasyon Delegeleri Bilgi Listesini ve GSB Çanakkale İl Müdürlüğünden alacakları barkodlu Tarihçeli Kulüp Bilgi Formunu  Çanakkale Amatör Spor Kulüpleri Federasyonumuza vermeleri gerekmektedir.